10 gode grunner for å bruke en konferansearrangør

1.Alt ligger i detaljene

Å planlegge et vellykket arrangement krever omfattende kunnskap om alle detaljer som det innebærer. Mangler man erfaring er det lett at små vesentlige detaljer kan bli glemt, eller at ting går litt i surr. Bruker du en arrangementsorganisator (PCO), så garanterer vi deg at arbeidet blir langt mer komfortabelt og at kvaliteten blir enda høyere.

2. Tid spart er tid tjent

Det er tidskrevende å planlegge et arrangement. Ved å bruke en PCO som jobber med arrangement hver dag, vil du spare mye tid. En dyktig PCO skal ha malverket og kompetansen på plass til å planlegge og gjennomføre ditt arrangement effektivt og med høy kvalitet.

3. Kontakter

En erfaren PCO burde ha et nettverk som du vil kunne dra nytte av. En viktig leveranse er for eksempel AV-teamet, som skal være med og avvikle konferansen din. De skal levere den beste løsningen til best pris. Det å finne folka som er dyktige, som fungerer i team, og som har en rimelig pris er ikke alltid lett. Vi i Atlantic MICE TIBE jobber mot leverandører innen hotell, catering, transport, teknikk og messer hver dag, og har gjennom det opparbeidet både gode nettverk og gode avtaler. Som kunde kommer begge disse deg til gode.

4. Mindre stress

Å ha ansvaret for en stor kongress kan være ekstra stressende hvis det er noe du aldri har gjort før. Arrangementsplanlegging, med alle sine intrikate detaljer, er utvilsomt stressende. Det er ikke bare planleggingen som kan forårsake stress- mens også ved gjennomføringen av arrangementet kan det være mye å bekymre seg for som kan gå galt. En erfaren PCO er imidlertid vant til det dette arbeidet og er god på å håndtere uforutsette ting. Å arbeide med en PCO vil uten tvil bidra til at du kan glede deg under planlegging og gjennomføring, uten den store stressfaktoren. Vi personlig elsker kicket og følelsene planleggingen og gjennomføringen av et arrangement gir, så vi tar gjerne over den stressballen fra deg.

5. Budsjett-kontroll

Alt du trenger å gjøre er å fortelle hva ditt budsjett er, så skal en ansvarlig PCO kunne sørge for at ditt arrangement havner innenfor den summen. Vi i AMT vet hvilke kostnader som er nødvendig og hvilke som ikke er det, og vi sørger dermed for at du legger kruttet der det gir mest effekt – samtidig som vi holder oss til ditt budsjett.

6. Kreativitet

For oss er kreativitet en nødvendighet. Gode planleggere tenker på unike måter å gi verdi til kunden sin. Erfarne PCO-er skal kunne lage en kreativ og minneverdig opplevelse for deltagerne og finne gode løsninger til sine kunder. I Atlantic MICE TIBE, så har vi hele TIBE-gruppen i ryggen. Det betyr tilgang til de beste kreative hodene i Norge (synes hvertfall vi)!

7. Teknologien som gir en profesjonell og sømløs opplevelse

En rekke verktøy og programvarer er kritisk for at kommunikasjon med deltakere går glatt og profesjonelt for seg. Ikke alle PCOer har dette på plass, og blandt de som har det er variasjonen stor. I AMT er moderne teknologi en viktig grunnpilar for ethvert suksessfylt arrangement. Det kan være alt fra å lage en webside eller app som har all informasjon tilgjengelig for utstillere, deltagere og sponsorer. I dag er digital påmelding en selvfølge, check in med QR kode ved konferansestart, Q&A, polls. Ved å ta i bruk disse systemene sikrer vi at arrangementet ditt er profesjonelt og informasjonen alltid lett tilgjengelig for alle deltagere.

8. Totaloversikt

En PCO vil kunne koordinere og kvalitetssikre leverandører og det som er planlagt i forkant av arrangementet. Samt sikre at ting går i henhold til ditt og deltagernes ønske ved gjennomføring av arrangementet.

9. Profesjonell gjennomføring

To kritiske faktorer for en sømløs leveranse er A) en masterplan som alle involverte har tilgang til og B) en forankret brief. Masterplanen inneholder en detaljert tidsplan, med hva som skal skje, når, hvor og hvem som har hvilket ansvar. Briefen tar for seg mål og mening og sørger for at teamet er 100% alignet.

Vi sikrer alltid disse to kritiske faktorene slik at du og ditt selskap kan fokusere på arrangementet sammen med deltagerne. Det er viktig for vertskap for arrangementet å bygge relasjoner og nettverk under et arrangement – og ved at vi tar ansvar for gjennomføringen, så får du det.

10. Risk management

Det er viktig å ha tenkt igjen alle «fallgruvene» som kan oppstå ved, alle disse faktorene må være godt gjennomtenkt i forkant av arrangementet. En erfaren PCO vil ha en god plan for HMS, risikoer og hvordan fjerne eventuelle risikoer. Vi har over 30 års erfaring med gjennomføring av både større og mindre arrangementet, og vet hva som må unngås og hva som må til for at opplevelsen blir best mulig.